株式会社ダイワ

エクセル業務をクラウド化して大幅に時間を捻出。できた時間は個性的な採用活動へ。 ​

業種:建設業

従業員数:500人以下

クラウド活用人数:50人

企業Webサイト http://www.bike-daiwa.co.jp/

※本レポートは、総務大臣表彰 全国クラウド活用大賞決勝大会における10分間の最終プレゼンテーションの内容を元に構成したものです。

株式会社ダイワ人材開発課から参りました高田と申します。よろしくお願いします。

9月25日に行われた全国クラウド活用大会福津大会でですね、福津市長賞いただきました。そしてこの場に立たせてもらうことができております。


福津市、みなさんご存知でしょうか。福岡市と北九州市のちょうど中間にある、この市なんですけども宮地嶽神社という神社がありまして、そこからの参道から夕日が一直線に沈むっていうこの光の道っていうのが有名なところなんですね。今まさにその光の道ウィークですので福岡県にお越しになる方はぜひ福津によって頂ければという風に思っております。


それでは本題ですけれども、私どもの会社、足場をゼネコンさんであったりハウスメーカーさんに、組み立て込みでお貸し出しをするそういった足場の会社です。

創業は前身の会社から数えて40年になります。従業員数240名、そして専属の職人が300名ほどいらっしゃいます。さっきも言われたんですけれども、ビケ足場ですね、あのピケだったりヒゲだったりいろいろ言われるんですけど、ビケ足場というので、今日覚えて帰って頂ければという風に思っております。


そして私、足場の会社ですけれども足場以外のことを主にしています。リクルート活動が主なんですけども職人さんが使うトラックであったり、携帯電話であったり、あとは社内情報の管理であったり、あとは毎週木曜日にはDJもやってまして、ビケメンスタイルという番組を行っています。そして今日一つみなさんに覚えて帰っていただきたいのが、ビケメン、ビケ足場を組むイケメンということでですね、私たちは職人を敬意を持ってこういうふうに呼んでいます。このビケメンをもっともっと世に知らしめたいなということでこんな会社案内も刷新しました。

ぜひ会場の前の方に置いてありますのでぜひ持ち帰って頂ければという風に思います。


では、クラウドに対する解決したい課題についてお話しさせていただきます。この300台ある技術車両、経理に対して毎月のリース料を提出しなきゃいけない。営業所間の移動があったり、あとは新しく車が入ってきたらその都度入力しなきゃいけない、かなり雑多な業務でした。


その当時使っていたエクセルがこんな感じでですね。タブもすごいあるんですけれど、これを毎月にらめっこして半日くらいやってた時もありました。あとは工事現場に入るとき安全書類が必要なときがあります。対物対人無制限の任意保険入ってますよという、そういう証明書をですね、都道府県ごとに提出する必要があるんですけれども、それを営業所からあの5台を送ってくれ、4台送ってくれ、とりあえず全部送ってくれてとかそういうのがいろいろあるんですね。


その度にファックス流す、この業務何とかしたいなという風に思っていました。そこで出会ったのがサイボウズさんが提供するクラウドサービスkintoneでした。ドラッグアンドドロップだったり、今あるエクセルからデータベースが作れますよ、そうなのかと。

自分に合わせたシステムが、簡単にコードを書かずに、私コードなんて書いた事がありません。これなら自分でもできそうだなという風な感覚でやりました。それで調べてみると、5ユーザから契約できる。また1か月でやめてもいいよという事なんで、じゃあとりあえずやってみようということでやりました。そしてやったのが、良かったんですね、これが、先ほどのエクセルをkintoneにした部分なんですけれども、私の車両情報を持って来ました。ここに任意保険のPDFを添付することができる。


これはエクセルでは行えない所でした。なので私は新車が入ったと同時に任意保険をkintoneに添付しておけばいい。営業所は好きな時に該当の車両の任意保険をダウンロードすることができる。そして移動の都度、また新車が入ってくる度に入力することでこの迷子の車両といいますか、この移動を月に集中することなく分散する事ができました。


なので毎月半日かかっていた作業を10分で終わらせることができたんですね。これは本当のことです。私どもkintoneというのを2013年より全て自社構築で自分たちでやっていきました。なのであまりITに詳しくない事務員さんであったり、社員さんと歩調を合わせるように徐々に徐々に浸透させていきました。上長を説得するのに使ったのがこの価格表ですね。


かなり安い金額なんですけれども、月2時間の残業代を削減すれば導入できますよっていう風に説得をしたんです。そして1000個くらいアプリ作れますよ。私どもで使っているのは400ぐらいなんですけども、業務を改善すればするほどこの金額というのがお得になっていく。そうやって上長に説得してこのkintoneを導入しました。


そして効果が大きかったのが応募者赴任っていうアプリです。上のほうに応募者情報、ビケメンになりたいっていう人たちですね、入力して、結果を営業所で、書いていきます。これ工夫したのがメールアドレスが入っているところです。Gmail で飛ばすことで、詳細な情報を営業所の所長そして上長に飛ばすことができる。

今超売り手市場ですのでスピードが大事です。なので、こういった所も改善していきました。私としては、どのくらいの媒体、どの媒体がどのくらいの効果があるのかというのが一目でわかるようになりました。


そこであまり効果のない露出、媒体への露出を控えて年間広告宣伝費を3割300万円削減することに成功しました。またkintoneではさまざまな業務改善を行っていきました。様々あります。ただですね、新しいサービスってすごくアレルギーがあるといいますか、中々浸透しないんですよね。なので私は業務改善をする仲間をつくりました。向かいの席に座っているエビスさんです。有期管理業務をですね、彼女はやっていましたので、これをじゃあ一緒に改善していきましょうよということで、呼び掛けました。


今まではネットバンキングの情報をスキャンしてメール、そのメールを受けたのを手書きでまた送るという、そういった作業をしていたんですね。ガテン系は、努力と根性と言われていますけれども、事務作業も努力と根性でした。


これを改善していこうと、ここの部分をなくそうよということでcsvデータをkintoneに読み込ませて、そしてそのkintoneの中でデータをやり取りをしていく。これをすることで、エビスさんの負担は10分の1になりました。


そしてエビスさんは私が築けない事務のネットワークを持っています。フローサービスすごいよ、kintoneすごいよという事で、営業所の人に言ってもらったんですね。そして様々ですね、福利厚生に関わる部分というのをこのkintoneにしていきました。


サガン鳥栖も、弊社がスポンサーやっていますのでチケットがあります。その手続きをkintone化していく。kintoneでやってもらう。そして年に2回ある慰労会でですね、申請をkintoneでやってもらう。これ一人5000円の予算が付くんですけれども、これ入力しないと出ないよという事にしたらですね、みんなバンバン入れてくれるんですね。これでクラウドを使う時間が自然と増えていく。

そういったことをやってきました。

kintoneは結構面白いCMをやるんですよね。なので、私もこれに見習ってやってみました。kintoneで削減させた業務時間でkintoneを触ろう。良かろうもんと。ということでですね。


kintoneで業務を削減することによってできた時間を、クリエイティブな方に回すことができました。これは本当に私の中での働き方改革であったり、そういう所であったりするんじゃないかと思います。そして、できたのがこのビケメンスタイル、この雑誌なんじゃないかなという風に思っています。


ぜひですね、皆さんも雑多な業務をクリエイティブな時間に回していこうということで、私の講演の締めとしてはkintone乗りこなして業務をもっとクリエイティブっていうことを添えてですね、私の事例講演とさせていただきます。ご清聴ありがとうございました。

コンテスト受託事業者


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